9 نکته در تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران

چرا تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران اهمیت دارد؟

در بسیاری از رستوران‌ها، بی‌نظمی در برنامه‌ریزی شیفت باعث کاهش بهره‌وری، نارضایتی کارکنان و حتی از دست دادن مشتریان می‌شود. یک سیستم کارآمد برای تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران می‌تواند به هماهنگی بیشتر، کاهش خطا و بهبود کیفیت خدمات منجر شود. فراموش نکنید که داشتن تیمی منظم و راضی، یکی از فاکتورهای کلیدی موفقیت در صنعت غذا و نوشیدنی است.

آیا می‌خواهید بدانید بهترین روش برای تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران چیست؟ در اینجا نکات کلیدی که باید بدانید آورده شده است:

• فرآیندهای برنامه‌ریزی دستی شما را عقب نگه می‌دارند.
• ارائه انعطاف‌پذیری برای روحیه کارکنان خوب است.
• استفاده از برنامه‌ها در وقت صرفه‌جویی می‌کند و کارایی را بهبود می‌بخشد.
• پذیرش بازخورد کارکنان حیاتی است.
• انتشار مداوم برنامه‌ها همه را در جریان نگه می‌دارد.

چه یک مدیر رستوران جدید باشید یا سال‌هاست که یک مجموعه غذایی را اداره می‌کنید، یکی از چالش‌های سخت شما برنامه‌ریزی کارکنان است. شما باید نیازهای کارکنان و کسب‌وکار خود را در نظر بگیرید. شیفت‌های غیرمعمول و حجم متغیر مشتریان کار را پیچیده‌تر می‌کند.

خبر خوب این است که یادگیری نحوه برنامه‌ریزی کارکنان رستوران نیازی به کابوس نیست. این راهنمای نهایی از مقالات حامی به شما کمک می‌کند تا مثل یک حرفه‌ای برای تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران برنامه‌ریزی کنید و تیم خود را در این فرآیند شادتر نگه دارید.

چگونگی تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران؟

یادگیری نحوه برنامه‌ریزی کارکنان رستوران زمانی آسان است که از یک فرآیند قابل تکرار پیروی کنید. در اینجا نه مرحله ساده وجود دارد که می‌توانید برای پوشش نیازهای نیروی کار خود استفاده کنید:

1. ساعت‌های کاری در دسترس را به زمان‌های شیفت ثابت تقسیم کنید.

اولین گام در تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران ، ابتدا مشخص کنید که برای چه ساعاتی به پوشش نیاز دارید. فرض کنید رستوران شما از ساعت 10 صبح تا 11 شب باز است. در این صورت، احتمالاً به پوشش از حدود یک ساعت قبل و پایان یک ساعت بعد از این بازه زمانی نیاز خواهید داشت. این 15 ساعت پوشش است.
سپس، این بلوک 15 ساعته را به دو یا سه شیفت تقسیم کنید. هدف این است که زمان‌های شیفت مشخصی (صبح، بعدازظهر و شب) داشته باشید. به این ترتیب، اعضای تیم می‌دانند که به طور مداوم چه ساعتی کار می‌کنند.

2. برای صرفه‌جویی در وقت هر هفته، یک الگوی برنامه‌ریزی ایجاد کنید.

اکنون آماده هستید تا یک الگو بسازید. الگوی شما باید مشخص کند که به چند نفر در هر شیفت نیاز دارید. به عنوان مثال، ممکن است در صبح به دو آشپز، یک میزبان و پنج پیشخدمت نیاز داشته باشید. این جزئیات را برای شیفت‌های بعدازظهر و شب خود نیز مشخص کنید.

3. درخواست‌های در دسترس بودن کارکنان را رعایت کنید.

تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران باید منجر به کاهش خستگی و تنش آنها شود ، زیرا تقریباً 50٪ از کارکنان رستوران به دلیل فرسودگی شغلی استعفا می‌دهند. یکی از راه‌های کاهش فرسودگی شغلی، احترام گذاشتن به درخواست‌های در دسترس بودن کارکنان است. اگر کسی درخواست مرخصی می‌کند یا برای شیفت‌های خاصی در دسترس نیست، به نیازهای او احترام بگذارید. انجام این کار می‌تواند روحیه را بهبود بخشد و وفاداری آن‌ها به کسب‌وکار را افزایش دهد.

4. برنامه را از قبل آماده کنید و یک ضرباهنگ انتشار منظم داشته باشید.

برای تهیه برنامه‌های خود تا آخرین لحظه صبر نکنید. آن‌ها را به اندازه کافی زود منتشر کنید تا اعضای تیم بتوانند برای مراقبت از فرزند یا سایر تعهدات خود برنامه‌ریزی کنند. همچنین، در مورد زمان انتشار برنامه‌ها ثابت قدم باشید. یک روز را انتخاب کنید و به آن پایبند باشید.

به عنوان مثال، اگر معمولاً برنامه‌ها را پنجشنبه منتشر می‌کنید، هر هفته این کار را انجام دهید. مهم نیست چه روزی را انتخاب می‌کنید. فقط هر روزی که برای کسب‌وکار شما منطقی‌تر است را انتخاب کنید.

از همه مهمتر، برنامه را یک روز قبل از اجرای آن منتشر نکنید. بنابراین اگر وظایف پرسنل را پنجشنبه منتشر می‌کنید، نباید جمعه اجرا شود. به اعضای تیم پنج تا هفت روز فرصت دهید.

5. در نظر بگیرید که نیازهای نیروی کار شما در طول روز و هفته ممکن است متفاوت باشد.

به یاد داشته باشید که همه شیفت‌ها نیازی به تعداد یکسانی از اعضای تیم ندارند. شیفت‌های کندتر شما باید تعداد کمتری از کارکنان را در برنامه داشته باشند و بالعکس.
همچنین، در نظر بگیرید که کدام روزها برای رستوران شما شلوغ‌تر است. تعطلات رسمی و مذهبی را نیز در نظر داشته باشید.

6. در شیفت‌های شلوغ، اولویت را به حرفه ای ها بدهید.

هر یک از اعضای تیم شما باید فرصتی برای کسب دستمزد رقابتی داشته باشند. با این حال، مهم است که بهترین بازیکنان خود را برای شیفت‌های شلوغ برنامه‌ریزی کنید. یکی از شلوغ‌ترین شیفت‌های خود را به یک پیشخدمت جدید واگذار نکنید، مخصوصاً اگر قبلاً کم‌نیرو هستید.

افرادی که سریع کار می‌کنند و در فروش بیشتر مهارت دارند باید بهترین شیفت‌ها را دریافت کنند. آن‌ها می‌توانند با فشار کنار بیایند و ارزش کل بلیط را افزایش دهند.

7. درخواست‌های مرخصی را در نظر بگیرید.

یک روش سازماندهی شده برای پیگیری درخواست‌های مرخصی ایجاد کنید. نمی‌خواهید برنامه خود را با چندین نفر پر کنید که آنجا نخواهند بود. پیگیری ضعیف مرخصی منجر به تغییرات دقیقه آخر و کابوس‌های پرسنل می‌شود.

8. مراقب اضافه کاری باشید.

در صورت امکان، اعضای تیم خود را در 40 ساعت یا کمتر نگه دارید. به حداقل رساندن هزینه‌های اضافه کاری هزینه‌های کل حقوق و دستمزد را کاهش می‌دهد و حاشیه سود را بهبود می‌بخشد.

با این حال، برای جلوگیری از پرداخت اضافه کاری، رستوران خود را کم‌نیرو نکنید. بهتر است هزینه‌های اضافی حقوق و دستمزد را بپذیرید تا اینکه کم‌کار کنید.

9. از نرم‌افزاری استفاده کنید تا کارکنان بتوانند به راحتی برنامه خود را پیدا کنند.

ساختن برنامه شما فقط نیمی از نبرد است. اطمینان از اینکه تیم شما می‌تواند به راحتی به آن دسترسی داشته باشد به همان اندازه مهم است. با این تفکر، به ایمیل، پیامک یا سایر روش‌های نامنظم متکی نباشید. بهتر است از نرم افزارهایی استفاده کنید که این مهم را برای کارکنان شما راحت تر میکنند.

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت شیفت، یک تغییر بازی‌ساز

اگر هنوز از روش‌های سنتی برای برنامه‌ریزی شیفت‌ها استفاده می‌کنید، وقت آن رسیده که به فکر تغییر باشید. با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت شیفت رستوران می‌توانید در زمان صرفه‌جویی کنید، اشتباهات انسانی را کاهش دهید و تجربه‌ای بهتر برای کارکنان فراهم کنید. این ابزارها به مدیران رستوران اجازه می‌دهند به سادگی، برنامه‌های کاری را طراحی، ویرایش و منتشر کنند — حتی از طریق موبایل.

تعادل بین بهره‌وری و رفاه کارکنان

مدیران موفق می‌دانند که برای داشتن یک تیم قدرتمند، باید بین نیازهای رستوران و رفاه کارکنان تعادل ایجاد کنند. برنامه‌ریزی شیفت‌های رستوران تنها یک کار اداری نیست، بلکه فرصتی است برای نشان دادن احترام به زمان و زندگی شخصی کارکنان. با احترام گذاشتن به اولویت‌ها و محدودیت‌های زمانی اعضای تیم، فضای کاری مثبتی خلق می‌کنید که منجر به کاهش نرخ جابجایی و افزایش وفاداری می‌شود.

تنظیم شیفت بر اساس داده‌ها و عملکرد واقعی

در دنیای امروز، تصمیم‌گیری بر اساس داده‌ها کلید بهره‌وری است. با بررسی گزارش‌های فروش، ساعات پرتردد و داده‌های عملکردی، می‌توانید شیفت‌ها را هوشمندانه‌تر بچینید. تنظیم شیفت کارکنان در رستوران‌ها نباید بر پایه حدس و گمان باشد؛ بلکه باید از اطلاعات دقیق برای طراحی یک برنامه بهینه استفاده شود.

شیفت‌بندی دقیق؛ پلی بین رضایت مشتری و درآمد بیشتر

وقتی تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران به درستی انجام شود، نه تنها کارکنان راضی‌تر هستند، بلکه مشتریان هم تجربه بهتری خواهند داشت. چرا؟ چون پرسنل در ساعات اوج کاری به تعداد کافی حضور دارند، خدمات سریع‌تر انجام می‌شود و کیفیت تعامل با مشتری بالا می‌رود. در نتیجه، رضایت مشتری بیشتر می‌شود و احتمال بازگشت او به رستوران افزایش می‌یابد. همین عامل ساده می‌تواند به مرور زمان منجر به افزایش درآمد شود. بنابراین، شیفت‌بندی هوشمندانه مستقیماً با سودآوری شما در ارتباط است.

اشتباهات رایج در تنظیم شیفت کارکنان رستوران

بسیاری از مدیران ناخواسته در دام برخی اشتباهات رایج در تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران می‌افتند. برای مثال، گاهی افراد با تجربه و تازه‌کار را در یک شیفت قرار نمی‌دهند و این منجر به کاهش کیفیت خدمات در برخی ساعات می‌شود. یا اینکه همه روزهای سخت را به یک نفر می‌سپارند و باعث خستگی و نارضایتی او می‌شوند. همچنین، نادیده گرفتن بازخوردهای کارکنان درباره برنامه‌ شیفت می‌تواند به تدریج باعث فرسودگی و حتی ترک شغل شود. بنابراین اگر می‌خواهید تیمی وفادار و حرفه‌ای داشته باشید، باید اشتباهات را بشناسید و از آن‌ها دوری کنید.

تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران متناسب با اندازه کسب و کار 

فرقی نمی‌کند یک رستوران محلی کوچک داشته باشید یا مدیر یک مجموعه زنجیره‌ای بزرگ باشید؛ تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران به اندازه کسب‌وکارتان بستگی دارد. در رستوران‌های کوچک، انعطاف‌پذیری اهمیت بیشتری دارد چون اعضای تیم محدودتر هستند و باید چند نقش را همزمان ایفا کنند. اما در رستوران‌های زنجیره‌ای، بهره‌گیری از داده‌ها، سیستم‌های نرم‌افزاری و نظارت دقیق‌تری نیاز است تا همه شعبه‌ها با یک استاندارد و انسجام عمل کنند. در هر دو حالت، استفاده از ابزار مناسب و رویکرد انسانی به برنامه‌ریزی کلید موفقیت است.

4 نکته نهایی برای تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران

1. ارتباطات تیمی را آسان کنید.

کارکنان به یک روش سریع و آسان برای درخواست مرخصی، برقراری تماس تلفنی و ارتباط با وضعیت خود نیاز دارند. استفاده از پیامک و ایمیل معمولاً نامنظم و غیرقابل اعتماد است.

بهتر است از پلتفرم‌های برنامه‌ریزی جامع که دارای ابزارهای ارتباطی درون‌برنامه‌ای هستند، استفاده کنید. این پلتفرم‌ها محیطی امن برای ارسال و دریافت پیام‌ها فراهم می‌کنند و به کارکنان این امکان را می‌دهند که درخواست‌های مرخصی خود را ارسال کرده و پیام‌هایی را مستقیماً به مدیر خود ارسال کنند.

2. به کارکنان گزینه تعویض شیفت را بدهید.

زندگی اتفاق می‌افتد و وقتی این اتفاق می‌افتد، حوادث غیرمنتظره می‌تواند باعث ایجاد درگیری‌هایی شود که در توانایی یک عضو تیم برای حضور در شیفت خود اختلال ایجاد می‌کند. تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران یک راه حل آسان ارائه می‌دهد. این می‌تواند تماس‌های ورودی را کاهش دهد و اطمینان حاصل کند که رستوران شما پوشش کافی دارد.

3. بهداشت کارکنان را در اولویت قرار دهید.

با تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران نشان دهید که به تیم خود اهمیت می‌دهید. اگر کسی به نظر می‌رسد که تحت فشار است، ببینید چه کاری می‌توانید برای کمک انجام دهید. این ممکن است به سادگی دادن یک روز مرخصی یا کوتاه کردن شیفت او باشد. از سوی دیگر، اگر کسی نیاز به درآمد اضافی دارد، ببینید آیا می‌توانید او را در شیفت‌های اضافی قرار دهید.

4. به بازخوردهای کارکنان خود با ذهن باز گوش دهید

یادگیری نحوه تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران یک فرایند مداوم است. شما در برخی موارد موفق خواهید بود و در برخی دیگر اشتباه خواهید کرد. کلید موفقیت این است که به بازخوردهای کارکنان خود گوش دهید.

اگر تیم شما پیشنهادی یا شکایتی دارد، به آن‌ها گوش کنید. پذیرش نظرات می‌تواند وفاداری را تقویت کرده و روحیه را بهبود بخشد.

سخن پایانی

تنظیم شیفت‌ کارکنان رستوران یکی از چالش‌های اصلی مدیران در این صنعت است. با رعایت نکات کلیدی مانند تقسیم ساعت‌های کاری، احترام به درخواست‌های مرخصی، استفاده از نرم‌افزارهای مناسب و ایجاد ارتباطات مؤثر، می‌توانید فرآیند برنامه‌ریزی را ساده‌تر و کارآمدتر کنید. همچنین، پذیرش بازخورد کارکنان و توجه به نیازهای آن‌ها می‌تواند به بهبود روحیه و وفاداری تیم شما کمک کند. با پیروی از این راهنما، می‌توانید شیفت‌های کارکنان خود را به طور مؤثری تنظیم کنید و به یک محیط کاری مثبت و پربازده دست یابید. در نهایت، به یاد داشته باشید که این یک فرایند مداوم است و همواره باید به بهبود و یادگیری ادامه دهید.